Alle functies

De tso-coördinator kan 24 uur per dag 7 dagen per week inloggen vanaf elke computer met internet.

De coördinator kan online de aanwezigheid van alle kinderen in alle groepen vinken, kinderen aan een lijst toevoegen en de lijsten accorderen.

Tevens kan de coördinator de aandachtspunten en noodnummers raadplegen.

De lijsten kunnen vlak voor de overblijf worden uitgeprint per groep. De aanwezigheid wordt gevinkt op de prints.

De prints bevatten tevens de aandachtspunten en noodnummers.

Na de overblijf worden de lijsten ingevoerd in het online systeem door de medewerkers of door de coördinator.

Alle declaraties voor de ouders/verzorgers worden door de coördinator tegelijk met 1 klik gegenereerd met als voorwaarde dat alle lijsten zijn geaccordeerd.

De declaratie is uitgebreid gespecificeerd, netjes opgemaakt en kan direct per email worden verzonden of worden uitgeprint.

De coördinator kan deze instellingen wijzigen of uitschakelen:

- de hoogte van de ouderbijdrage
- de hoogte van de vergoeding
- verplichte automatische incasso
- tijdstip waarna reserveren/annuleren niet meer mogelijk is
- de functie 'mag met vriendje mee'
- maandrooster ter inzage geven aan medewerkers
- uploaden van de voorwaarden
- automatisch reserveren voor een jaar toestaan
- namen en leerkrachten van de lesgroepen
- de overgang naar het nieuwe schooljaar.

De coördinator kan op een zelf te bepalen moment, de gegenereerde declaraties met een begeleidende email versturen aan de ouders/verzorgers, alle tegelijk met 1 klik.

Ouderdeclaraties kunnen worden gemerkt als betaald, herinnerd of aangemaand. Onbetaalde declaraties kunnen door de coördinator naar eigen inzicht worden opgevolgd met een herinnering of een aanmaning.

De declaratie wordt dan met 1 klik opnieuw naar de betreffende ouder gestuurd met een begeleidende email.

Met 1 klik, op een door de coördinator zelf te bepalen moment, worden alle gegenereerde vergoedingsspecificaties met een begeleidende email verstuurd aan de medewerkers.

In de jaarkalender kun je aangeven welke dagen van het jaar tso-dagen zijn en welke niet.

Dit kan structureel (bijvoorbeeld alle woensdagen uitschakelen) en incidenteel (bijvoorbeeld vakantiedagen en studiedagen uitschakelen).

Zo kun je voorkomen dat ouders reserveren op dagen zonder tso.

De coördinator kan het aantal reserveringen en de roostervoorkeuren (beschikbaarheid) van de medewerkers raadplegen en op basis daarvan het rooster invullen.

De maandlijst is een uitgebreid overzicht dat o.m. het rooster, de reserveringen en de kosten/baten bevat.

Er zijn definitieve maandlijsten van afgelopen maanden en er is een voorlopige maandlijst van de lopende maand.

Alle maandlijsten kunnen geraadpleegd worden, of worden bewaard als pdf, of worden geprint.

Het kasboek geeft inzage in alle kosten en baten van de overblijf. Je kunt uitgaven en ontvangsten specificeren en in een rubriek onderbrengen.

Inkomsten uit declaraties en uitgaven aan vergoedingen worden automatisch in het kasboek opgenomen.

Je kunt met enkele klikken direct inzicht krijgen in de totale kosten/baten over elke gewenste periode.

Het kasboek kan worden geëxporteerd en ingelezen worden in de meeste boekhoudprogramma's (csv-formaat).

Het systeem maakt op basis van de verstuurde declaraties een z.g. SEPA-batch aan dat een groot aantal automatische incasso-opdrachten bevat.

Dit bestand kun je via online bankieren ter uitvoering aanbieden aan je bank. Je hebt hiervoor een incassocontract nodig met je bank.

Het systeem maakt op basis van de verstuurde vergoedingsspecificaties een z.g. SEPA-batch aan dat automatische betaalopdrachten bevat.

Dit bestand kun je via online bankieren ter uitvoering aanbieden aan je bank.

De coördinator kan een email (met eventueel een bijlage) sturen aan individuele ouders/verzorgers of medewerkers maar ook aan hele groepen (selecties) tegelijk.

De selecties zijn met 1 klik of enkele klikken te kiezen. Individuele leden van zo'n selectie kunnen desgewenst uitgesloten worden van ontvangst.

Voorbeelden: Alle medewerkers; Alle ouders van groep 2A; Alle ouders van de onderbouw; Alle ouders van groep 2A en 2B behalve Mw. Jansen en Mw. Pietersen.

In het logboek kunnen bijzonderheden en ernstige voorvallen worden genoteerd zoals de toedracht van een ongeval of de afwezigheid van een kind plus de daarop ondernomen acties.

Medewerkers kunnen alleen hun eigen vermeldingen teruglezen. De coördinator kan alle meldingen van alle medewerkers lezen en doorzoeken, bijvoorbeeld op de naam van een kind of een medewerker.

Het gaat hier om het afleggen verantwoording naar het schoolbestuur toe. Het logboek is in principe bestemd voor intern gebruik.

Ouders/verzorgers kunnen 24 uur per dag 7 dagen per week inloggen vanaf elke computer met internet.

Ouders/verzorgers registreren zich eenmalig m.b.v. de registratiegegevens die zij van de coördinator hebben ontvangen.

Tegelijk geven zijn hun gegevens op zoals hun telefoonnummer, emailadres en bankrekening en voeren zij de gegevens in van minimaal 1 kind, met o.a. aandachtspunten en noodnummer.

Na registratie ontvangen zij hun inloggegevens.

Reserveren en annuleren kan 24 uur per dag, 7 dagen per week, online gebeuren. Annuleren dient vóór het door de coördinator in te stellen tijdstip plaats te vinden.

Reserveringen en annuleringen verschijnen direct in alle overzichten van de coördinator.

De coördinator kan hier informatie beschikbaar stellen (uploaden) die de hij/zij van belang acht voor ouders/verzorgers en medewerkers.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan het overblijfprotocol van de school voor de ouders/verzorgers of een protocol over pesten voor de medewerkers.

De ouders/verzorgers en de medewerkers kunnen deze dan raadplegen (downloaden) als zij ingelogd zijn in hun eigen omgeving.

Ouders/verzorgers houden zelf hun eigen gegevens en die van hun kinderen up-to-date, m.n. de aandachtspunten en de noodnummers.

Ouders/verzorgers ontvangen hun declaraties maandelijks per email maar kunnen deze altijd naderhand weer raadplegen als ze online zijn.

Ouders/verzorgers kunnen online de tussenstand van de overblijfkosten zien van de lopende maand.

Ouders/verzorgers kunnen hier informatie lezen of downloaden die door de coördinator voor hen van belang wordt geacht, zoals het overblijfprotocol van de school.

Ouders/verzorgers kunnen vanuit het systeem direct een email aan de coördinator sturen (niet naar individuele medewerkers).

Medewerkers kunnen 24 uur per dag 7 dagen per week inloggen vanaf elke computer met internet.

Medewerkers houden zelf hun eigen gegevens zoals emailadres en telefoonnummer up-to-date.

De medewerker kan online de aanwezigheid van alle kinderen in zijn/haar groepen vinken, kinderen aan de lijst toevoegen en de lijst accorderen.

Tevens kan de medewerker de aandachtspunten en noodnummers raadplegen van de kinderen in zijn/haar groep.

De lijst kan vlak voor de overblijf worden uitgeprint. De aanwezigheid wordt gevinkt op de print.

De lijst bevatten tevens de aandachtspunten en noodnummers. Na de overblijf wordt de lijst ingevoerd in het online systeem door de medewerker zelf of door de coördinator.

Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid enkele maanden vooruit opgeven, op vaste dagen of wisselende dagen.

Tevens kunnen zij nagaan voor welke van de opgegeven dagen ze daadwerkelijk ingeroosterd zijn door de coördinator.

Medewerkers ontvangen hun vergoedingsspecificaties maandelijks per email maar kunnen deze altijd naderhand weer raadplegen als ze online zijn.

Medewerkers kunnen online de tussenstand van het totaal aan vergoedingen zien binnen het lopende belastingjaar.

Hiermee kunnen ze voorkomen dat dit totaal de grens van fiscale vrijstelling overschrijdt.

In het logboek kunnen bijzonderheden en ernstige voorvallen worden genoteerd zoals de toedracht van een ongeval of de afwezigheid van een kind plus de daarop ondernomen acties.

Medewerkers kunnen alleen hun eigen vermeldingen teruglezen. De coördinator kan alle meldingen van alle medewerkers lezen.

Het gaat hier om het afleggen verantwoording naar het schoolbestuur toe. Het logboek is in principe bestemd voor intern gebruik.

Medewerkers kunnen hier informatie lezen of downloaden die door de coördinator voor hen van belang wordt geacht, zoals een protocol van de school over pesten of omgaan met gedrags-problemen.

Medewerkers kunnen vanuit het systeem direct een email aan de coördinator sturen.

Een tso-medewerker kan automatisch vrijgesteld worden van de overblijfbijdrage voor de eigen kinderen op dagen dat hij/zij ingeroosterd is.

Een overblijfbeurt kan incidenteel vrijgesteld worden van overblijfkosten.

Ook is het mogelijk om een kind structureel vrij te stellen voor alle overblijf.

Het online systeem is alleen te bereiken via een beveiligde verbinding (SSL over HTTPS), herkenbaar aan de groene kleuren in de adresbalk van je browser, soms met een slotje.

Dit betekent dat niemand kan 'meeluisteren' over de lijn tussen je computer en onze server. Zelfs niet als je een router of WiFi gebruikt.

Bij een ouder kan de coördinator direct de reserveringen inzien die de ouder heeft gemaakt, voor het hele jaar en voor al zijn/haar kinderen - precies zoals de ouder dit zelf in het eigen account ziet.

Een contract is niet nodig. Scholen betalen alleen voor het gebruik. Zodra je stopt met het gebruik hoef je dus niet meer te betalen.

Wel blijven je gegevens voor je toegankelijk en kun je als coördinator blijven inloggen.

Coördinatoren worden volledig en persoonlijk gesupport door TSO-ASSISTENT. Dit kan per email, telefoon, skype of whatsapp.

Indien nodig worden ook medewerkers en ouders actief benaderd met ondersteuning.

In 95% van de gevallen reageren wij binnen enkele minuten, ook buiten schooltijd en kantoortijd.

Voor support hoeft nooit betaald te worden.

Overigens is het systeem zo gemaakt dat het zelfverklarend is. Het heeft contextgebonden uitlegteksten en een handleiding is niet nodig.

Coördinatoren worden volledig begeleid door
TSO-ASSISTENT bij de invoering volgens het stappenplan.

Tevens worden inroductiebrieven en andere documentatie voor ouders/verzorgers en medewerkers geleverd. De school kan deze zelf eventueel aanpassen.

TSO-ASSISTENT beschikt over een eigen servers die is ondergebracht in een van de modernste en veiligste data centers ter wereld.

Niet alleen de verbinding is beveiligd, maar alle opgeslagen gegevens zijn bovendien beveiligd met de hoogste graad van versleuteling (AES 256). In het onwaarschijnlijke geval van datalekkage zijn de gegevens daardoor onleesbaar en onbruikbaar voor kwaadwillenden.

De systeemprogrammatuur wordt door extra beveiligingssoftware beschermd tegen virussen en kwaadwillenden.

Alle gegevens worden elk uur gebackupped.

De coördinator kan de geheime code wijzigen die ouders/verzorgers gebruiken om zich te registreren.

Hierdoor wordt voorkomen dat onbekenden/ onbevoegden zich registreren als ouder/verzorger.

Ook met hun smartphone kunnen ouders/verzorgers de aandachtspunten van hun kinderen up-to-date houden.

De coördinator kan ook met de smartphone de aanwezigheid van alle kinderen in alle groepen vinken, kinderen aan een lijst toevoegen en de lijsten accorderen.

Tevens kan de coördinator de aandachtspunten en noodnummers raadplegen met de smartphone.

Ook met de smartphone kan reserveren en annuleren 24 uur per dag, 7 dagen per week plaatsvinden. Annuleren dient vóór het door de coördinator in te stellen tijdstip plaats te vinden.

Reserveringen en annuleringen verschijnen direct in alle overzichten van de coördinator.

De medewerker kan ook met de smartphone de aanwezigheid van alle kinderen in alle groepen vinken, kinderen aan een lijst toevoegen en de lijsten accorderen.

Tevens kan de medewerker de aandachtspunten en noodnummers raadplegen met de smartphone. Het overige doet de medewerker online.

Alle te printen presentielijsten kunnen tegelijk worden geprint met 1 printopdracht, dus met 1 klik i.p.v. stuk voor stuk.

Alle vergoedingsspecificaties van de medewerkers worden door de coördinator tegelijk met 1 klik gegenereerd.

Een vergoedingsspecificatie is gedetailleerd, netjes opgemaakt en kan direct per email worden verzonden of worden uitgeprint.

Per ouder kan een overzicht worden getoond van de betalingsgeschiedenis.

Het is daarmee gemakkelijk na te gaan of een ouder al eerder herinneringen en aanmaningen heeft gehad.

Het logboek kan door medewerkers en coördinator worden bijgehouden met de smartphone. Uitlezen kan alleen door de coördinator, op de PC.

Het systeem legt geen informatie vast in cookies op je computer of smartphone.

(Wel wordt het feit dat je ingelogd bent gedurende je sessie bewaard in een cookie op onze server. Dit heeft dus niets te maken met je surfgedrag in het algemeen of met je persoonlijke gegevens. Zodra je uitlogt wordt dit cookie verwijderd.)

Coördinatoren kunnen bijhouden welke medewerkers een EHBO-diploma hebben, een tso-cursus hebben gevolgd en een VOG hebben overhandigd.

Op basis van die gegevens kan per dag het rooster zodanig worden ingevuld dat aan de wettelijk minimum eisen omtrent EHBO, opleiding en VOG wordt voldaan.

Coördinatoren kunnen een of meer medewerkers (tijdelijk) meer bevoegdheden geven, echter zonder dat deze de financiële functies kunnen gebruiken of de productiecijfers kunnen inzien.

Het gaat om functies zoals medewerkers inroosteren en groepsberichten versturen aan ouders en medewerkers.

Ouders/verzorgers kunnen het hele schooljaar vooruit reserveren op vaste weekdagen. Daartoe hoeven zij slechts de gewenste weekdagen aan te vinken.

Coördinatoren kunnen met enkele klikken alle data exporteren naar hun archief:

- alle declaraties van de maand
- alle vergoedingsspecificaties van de maand
- lijst met alle ouders, kinderen en medewerkers
- kasboek
- logboek.

Calculator waarmee snel en eenvoudig een voor de belastingdienst acceptabele vrijwilligers-vergoeding voor overblijfmedewerkers kan worden vastgesteld en onderbouwd.

In de jaarkalender kun je de tso voor specifieke groepen uitschakelen.

Dit kan structureel (bijvoorbeeld voor de onderbouw de tso op de vrijdag uitschakelen) en incidenteel (bijvoorbeeld tso alleen voor groep 6 uitschakelen op de dag van hun schoolreisje).

Zo kun je voorkomen dat ouders reserveren als er geen overblijf is.

Vanuit het openingsscherm kan de ouder direct voor vandaag overblijf reserveren of annuleren.

Bij het inroosteren kan de coördinator de tussenstanden (per maand en per jaar) zien van het totaal aan vergoedingen binnen het lopende belastingjaar van de in te roosteren medewerker.

Daarmee kan voorkomen worden dat deze de grens van fiscale vrijstelling zal overschrijden.

Het prikbord is bedoeld om snel informatie betreffende lopende zaken in de begeleiding uit te wisselen met de dienstdoende collega's.

Coördinator en medewerkers kunnen berichten plaatsen. Iedereen kan de eigen berichten verwijderen. De coördinator kan de berichten van iedereen verwijderen.

Het prikbord kan door medewerkers en coördinator ook worden gelezen met de smartphone.

Berichten plaatsen en verwijderen kan alleen op de PC.

Per medewerker kan een overzicht worden getoond van de uitbetalingsgeschiedenis.

Het is daarmee gemakkelijk na te gaan of alle uitbetalingen aan deze medewerker verricht zijn.

Als een kind van de ouder met vriendje of vriendinnetje mee mag wordt dit als zodanig aangemerkt op de presentielijst.

Alleen als deze functie door de coördinator is ingeschakeld.

Elke medewerker kan het maandrooster inzien van het gehele team.

Alleen als dit door de coördinator als zodanig is ingesteld.